Hybridityön 3 pilaria

Kulttuuri ja johtaminen

Kulttuuri ja yhteistyö
Yksi kysymyksistä, joita meidän on kysyttävä, on: ‘miltä tulevaisuuden yrityskulttuurimme näyttää ja miten luomme sen?’. Organisaatioiden on pohdittava arvoja ja kulttuuria sekä vuorovaikutusta, käytäntöjä ja rituaaleja, jotka edistävät tätä kulttuuria. Esimerkiksi lahjakkuuksien kehittämiseen keskittyvän yrityksen tulisi kysyä, voidaanko toimistossa tapahtuvia mentorointihetkiä jatkaa spontaanisti digitaalisessa maailmassa. Muita käytäntöjä voidaan uudistaa ja parantaa, jotta organisaatio luo ja ylläpitää tavoittelemaansa yhteisöä ja kulttuuria. Prosessien ja käytäntöjen uudelleensuunnittelu ja uudelleenrakentaminen toimii perustana paremmalle toimintamallille, jossa hyödynnetään sekä toimisto- että etätyötä.

Viimeinen kysymys on ‘kuinka tärkeää yhteistyö ja tiimityö ovat organisaatiossa?’. Vastaamalla näihin kysymyksiin organisaatiosi voi paremmin määritellä, miten hybridimalli kannattaa perustaa.

Valmennus ja yrityksen terveys
Terveys on suoraan yhteydessä työntekijöiden luovuuteen ja tuottavuuteen. Tällä hetkellä terveys on laskusuunnassa, joka perustuu käytäntöihin, joita omaksumme kotoa käsin työskentelyn seurauksena. Kotona ja toimistossa työskentelemme tuntemattomissa työpaikoissa, joita ei ole suunniteltu vastaamaan yksilöllisiä tarpeita kuten ennen. Voimmeko opettaa ihmisiä suunnittelemaan työpaikkansa niin, että he voivat tuntea olonsa mukavaksi tulevaisuudessa?

Tietokonetyöpaikan ergonomia

Meillä ei ole enää samanlaista yleiskuvaa ja määräysvaltaa työympäristöistä kuin ennen, joten on paljon vaikeampaa varmistaa, että työntekijät ottavat ergonomian huomioon. Jotta voimme toteuttaa rakenteellista ja tehokasta politiikkaa tällä alalla, meidän on ajateltava sitä valmennuksen ja yritysterveyden menetystä, joka yleensä tapahtui fyysisillä työpaikoilla. Valmennuksesta ja henkilökohtaisen vastuun kannustamisesta sekä yritysterveyden etäseurannasta on tulossa uusi standardi.

Organisaatio

Työpaikat
Kun toimistot saavat toivottaa työntekijät tervetulleiksi, hybridityömalli antaa työnantajille mahdollisuuden olla joustavampi etätyöjärjestelyjen suhteen. Viestinnästä, avoimuudesta ja suunnittelusta tulee elintärkeää, ja on yleistä, että ihmiset haluavat työskennellä kotoa käsin yhtenä tai useampana päivänä viikossa. On tärkeää varmistaa, että työntekijät ovat tietoisia kollegoiden työkäytännöistä, jotta kokoukset ja yhteistyö voidaan suunnitella optimaaliseen aikaan ja toteuttaa tehokkaasti.

Ilmeinen syy tarjota etätyötä rakenteellisesti on vähentää tarvittavaa lattiapinta-alaa ja siten säästää kustannuksia. Tämä voisi olla myös järkevä strategia, jolla voitaisiin kompensoida suuremman sosiaalisen etäisyyden vaikutuksia tiloihin.

UBS:n tutkimus osoittaa, että vaikka etätyömahdollisuuden tarjoaminen voi edistää työntekijöiden hyvinvointia, kaikki eivät ole tasa-arvoisia tässä skenaariossa. Mukava tila kotona työskentelyä varten ei ole sellainen asia, joka on kaikkien saatavilla. Tämä voi olla haitallista niille, joilla ei ole tätä vaihtoehtoa käytettävissään.

Prosessit
Ennen kuin voimme (uudelleen)suunnitella (koti)toimiston, meidän on kysyttävä itseltämme useita kysymyksiä.

Miten onnistunut on nykyinen etätyöstrategiamme?
Mitä osia työstämme ei voi tehdä etänä?
Missä työpaikassa työntekijämme ovat tuottavimpia?
Tarvitseeko meidän seurata työntekijöidemme työintensiteettiä?
Miten saavutamme henkilökohtaisen yhteydenpidon etänä ja säilytämme yrityskulttuurimme?
Miten suojelemme monimuotoisuuden, tasapuolisuuden ja osallisuuden (DEI) strategiaa?

Rakennetaan uudelleen se, miten työtä tehdään
Organisaatioiden on tunnistettava ja suunniteltava kokonaan uudelleen kunkin tärkeimmän liiketoimintayksikön, maantieteellisen alueen ja toiminnon keskeiset prosessit, usein työntekijöiden osallistuessa. Tätä tehdessään yritysten tulisi tarkastella ammatillisen kehityksen polkuja (esim. fyysinen läsnäolo toimistossa alussa ja etätyöskentely myöhemmin) ja projektien eri vaiheita (esim. fyysinen läsnäolo alkusuunnittelussa ja etätyöskentely toteutuksessa).

Pakottamalla etätyöskentelyyn organisaatiot kokeilivat ja oppivat. Niistä tuli ketterämpiä sitoutumatta uuteen ohjelmaan tai manifestiin. Ne oppivat, miten työskennellä ketterän rinnakkain sijoittamisen periaatteen mukaisesti. Sen sijaan, että tiimin jäsenten olisi pitänyt tavata samassa huoneessa, kehitettiin teknologiaratkaisuja, joiden avulla he olivat samassa virtuaalisessa tilassa - ja päivittäiset ketterät seremoniat (kuten standupit ja check-outit) voitiin tehdä etänä. Tämä osoittaa, että ketterät menetelmät mahdollistavat tuottavuuden etänä.

3. Järjestelmät ja sijainnit

Työnantajien näkemyksiä
Työnantajilla ei aina ole yleiskuvaa siitä, miten kotitoimisto tai liikkuva työpaikka on suunniteltu. Myös toimistotyöpiste on muuttumassa. Miten varmistamme, että kaikki voivat työskennellä terveellisesti, tyytyväisinä ja turvallisesti?

Ensinnäkin on tärkeää pohtia, tarkoittaako työskentelytapojen muuttuminen muutoksia työpaikkojen kalustamisessa. Joustavampia työpisteratkaisuja (Desksharing), enemmän kokoustiloja, luovia ideointitiloja ja välineitä, joita voi käyttää sekä kotona että toimistossa (näppäimistö, hiiri ja kannettavan tietokoneen jalusta).

Organisaatiot voisivat luoda työtiloja, jotka on erityisesti suunniteltu tukemaan sellaista vuorovaikutusta, jota ei voida toteuttaa etänä. Jos tilojen ensisijainen tarkoitus organisaatiossa on tarjota tilaa erityisille yhteistyöhetkille eikä niinkään yksilölliselle työskentelylle, eikö 80 prosenttia toimistosta pitäisi omistaa yhteistyötiloille? Organisaatiot voivat esimerkiksi pyytää kaikkia työntekijöitä, jotka työskentelevät kabineteissa ja joiden on harvoin osallistuttava ryhmäkokouksiin, työskentelemään kotoa käsin. Jos toimistotilaa tarvitaan vain niille, jotka eivät voi työskennellä kotoa käsin, ovatko työntekijöiden kotien lähellä sijaitsevat työtilat parempi ratkaisu?

Tulevaisuuden toimistossa teknologialla on keskeinen rooli siinä, että työntekijät voivat palata toimistoon ja työskennellä turvallisesti. Organisaatioiden on hallittava, ketkä työntekijät voivat tulla toimistoon, milloin he voivat tulla ja ottaa paikkansa, kuinka usein toimisto siivotaan, onko ilmankierto riittävä ja pitävätkö he riittävästi etäisyyttä liikkuessaan tilassa.

Tuottavuuden, yhteistyön ja yrityskulttuurin ylläpitämiseksi fyysisesti toimistossa olemisen ja toimiston ulkopuolella olemisen välisten rajojen on hävitettävä. Aina käytössä olevat videoneuvottelut, saumattomat yhteistyötilat (kuten virtuaaliset valkotaulut) sekä henkilökohtaisesti että etänä sekä asynkroniset yhteistyö- ja työskentelymallit siirtyvät nopeasti futuristisista ideoista vakiokäytännöiksi.