Praktische tips: Getting things done

Taken afronden

De realiteit is dat er meer van ons wordt gevraagd in het werk: meer taken, sneller veranderen. Klanten en burgers worden mondiger, hun eisen nemen toe en veranderen sneller in de tijd. En de klanten hebben vaak een keuze door de toegenomen (wereldwijde) concurrentie. Organisaties worden kleiner of hun ambities stijgen sneller dan het aantal beschikbare medewerkers. Voor veel mensen komt dan het punt dat ze niet alles gedaan kunnen krijgen op het werk. Het gevolg kan zijn dat het ook niet lukt om de privézaken naar tevredenheid “af te krijgen”. Herken je je hierin?

Taken stroomlijnen

Als je meer moet doen dan je beschikbare tijd, zijn er twee opties: langer doorwerken of een keuze maken in de dingen die je wel en niet doet. Daarnaast kun je je werk mogelijk handiger uitvoeren zodat je tijd kunt besparen. Welke optie spreekt jou het meeste aan? Wat wil je bereiken: meer in werk, meer in privé of meer balans?

Getting Things Done

Je wilt graag een snel een overzicht hebben wat jouw belangrijkste taken zijn zodat je een beslissing kunt nemen over wat je nu het beste kunt doen. Immers, wat nu belangrijk lijkt, kan over een uur, door één telefoontje, compleet anders zijn. Het gaat er in werk niet om alle taken uit te voeren, maar om de meeste belangrijke taken.

Wat het meest belangrijk is, is niet altijd te voorspellen en kan snel veranderen. Getting Things Done geeft je overzicht over je taken zodat je gemakkelijker kunt kiezen wat je volgende taak gaat zijn. Daarnaast leidt het tot rust in je hoofd, omdat je alle werk en privé taken die je nog moet doen continu een plekje geeft in dit systeem.

Tips voor de inzet van de Getting Things Done-methode

Allereerst is het belangrijk dat je structuur aanbrengt in al je huidige mails.

Maak een map ‘Archief’ aan in jouw e-mail programma, om informatie te bewaren. Verplaats alle huidige mappen die je hebt naar deze map! Vertrouw erop dat je mails met de zoekfunctie gemakkelijk kunt terugvinden.
Maak een map ‘Wachten op’ aan in jouw e-mail programma. Hierin stop je kopieën van verzonden e-mails waarop je een reactie verwacht.
Maak een map ‘Later-misschien’ aan in jouw e-mail programma. Hierin stop je alle e-mails waar je iets mee moet, maar niet in de huidige week. Zowel voor werk als privé.

Taken die deze week moeten

Maak een map ‘Deze week’ aan in jouw e-mail programma. Hier komen taken in te staan voor de aankomende week, maar die niet een duidelijke deadline hebben qua datum en tijd.
Maak een map ‘2minuten’ aan in jouw e-mail programma. Hierin stop je kleine taken waarvan je verwacht dat je ze binnen 2 minuten kunt afronden.
Maak een map ‘Niet voor mij’ aan in jouw e-mail programma. Hierin stop je e-mails met taken die voor anderen zijn bestemd.
Ga een uur e-mails sorteren! Start direct na de lunch. 1) Kun je hem verwijderen? 2) Bevat het een deadline? 4) In welke map hoort ie (niet voor mij, 2 minuten, deze week, later-misschien, wachten-op, archief).
Als er een duidelijke deadline is voor een taak (dag of specifiek tijdstip), zet de taak dan in je agenda. Geen duidelijke deadline? verplaats dan de mail naar deze week (om in de huidige week uit te voeren) of naar later-misschien (voor volgende week of later)
Zitten er meerdere soorten taken in een e-mail, bijvoorbeeld zowel taken voor jezelf als taken die je aan andere wilt toebedelen? E-mail dan jezelf met verschillende e-mails die je kunt onderverdelen in: niet voor mij, 2 minuten, deze week, later-misschien.
Als je een e-mail naar jezelf stuurt zet dan in het onderwerp duidelijk wat je moet doen en eventueel al in welke e-mail-map hij hoort: niet voor mij, 2 minuten, deze week, later-misschien, wachten-op, archief.
Zorg ervoor als je vragen of verzoeken verstuurt per e-mail dat deze berichten gekopieerd worden naar de map " Wachten op". Op elk moment heb je dan inzicht in uitstaande vragen en verzoeken.
Met een volle inbox kan dat het sorteren even duren, maar met een paar uur is je inbox vast leeg. Dit kun je verdelen door vandaag 10 minuten te sorteren zonder te beantwoorden.
E-mails van meer dan een maand oud zijn niet super belangrijk. Anders hadden anderen er al bij jou op teruggekomen / had jij er iets mee gedaan. Als dit zo is, verwijder dan deze e-mails, bespaart direct tijd.
Spaar e-mails op. Door niet op alle inkomende e-mails direct te reageren creëer je tijd om voortgang te boeken in taken die je al eerder als belangrijk hebt aangevinkt. Dit vergt lef, maar is eigenlijk dé manier om meer/beter werk te leveren. Lukt het om dit tot maximaal 3 keer per dag te beperken? Of zelfs tot 1 keer?
Een ideaal moment om e-mails te sorteren is direct na de lunch. De concentratie is dan niet erg hoog, ideaal voor een simpel klusje als e-mails sorteren zonder te beantwoorden. En je boekt direct resultaat: overzicht door een lege inbox.
Schieten er allerlei taken door je hoofd, werk en privé? Schrijf ze op en zorg er uiteindelijk voor dat ze in je agenda komen (als er een deadline voor is) of als email binnenkomen in je inbox.
Na het sorteren van je e-mails, check je of er nog taken zijn vanuit voice-mails, SMS, en mogelijke andere zakelijke communicatiekanalen zoals bijvoorbeeld Skype. Verwerk deze ook naar agenda-items of e-mails die je kunt verwerken.
Verwerk na het sorteren van e-mails eerst de ‘niet voor mij’ taken. Zet jezelf in de (B)CC zodat je op een later moment deze e-mails kunt verplaatsen naar de map ‘wachten op’.
Als er in je tijd die je hebt vrijgemaakt om e-mail te verwerken nog tijd over is, verwerk dan na ‘niet voor mij’ de e-mails uit de map ‘2-minuten’. Even snel wat meters maken.

Volgorde van taken op een werkdag

Als er bij het start van de werkdag werk of privé dingen door je hoofd spoken, email ze dan direct naar jezelf als taak. Dat geeft lucht!
Aan het begin van de werkdag begin je in je agenda, voor taken die vandaag moeten, en daarna in de e-mail map Deze week met daarin taken voor de huidige week. Begin eens met de minst leuke taak om die maar direct achter de rug te hebben.
Des te minder je tijd besteedt aan het beantwoorden van e-mails die binnenkomen, des te beter je concentratie en des te meer tijd je kunt besteden aan belangrijke taken.
Het is nodig om elke dag je binnenkomende e-mail te sorteren en waar nodig er na afloop een paar te beantwoorden (‘niet voor mij’ en ‘2 minuten’!). Doe dit bij voorkeur tussen 13:00 en 14:00.
Door in de ochtend bij voorkeur te werken aan belangrijke taken van de vorige dag en e-mail pas vanaf 13:00 te sorteren en te beantwoorden, heb je in de middag het overzicht om te kiezen wat daadwerkelijk het belangrijkst is.
Om de verleiding te weerstaan om direct te reageren op binnenkomende e-mails te weerstaan is het noodzakelijk om alle notificaties uit te zetten (geluiden, pop-ups, zichtbare iconen). Zoek op Google naar “e-mail notificatie outlook [of jouw programma] uitzetten”.
Na (telefonische) overleggen zijn er vaak lijstjes met acties en beloftes op papier of in je hoofd. Het is dan nodig om direct na het overleg deze lijstjes om te vormen naar taken die je naar jezelf mailt. Per taak één e-mail. Taken met een deadline(belofte) horen in de agenda.
Post, aantekeningen of andere fysieke spullen die om acties vragen verzamel je op één punt. Tijdens het middagritueel van e-mail verwerking kun je dit meenemen. Het verwerken kan soms handig gaan door er een foto van te maken en deze jezelf te e-mailen.

Alles start en eindigt met waarom

Kijk eens kritisch naar je functie omschrijving en naar jouw unieke bijdrage aan de organisatie waarin je werkt. Wat wordt er van jou verwacht op het werk in het komende halfjaar? Schrijf dit op in een e-mail naar jezelf met als titel ‘Werkdoelen’.
Is het voor jou niet 100% duidelijk wat je moet bereiken in het komende halfjaar? Maak dan direct een agenda-afspraak om dit helder te krijgen (met collega’s of leidinggevende). Dit levert jou en je organisatie direct duidelijkheid op! Deel ze met jezelf via een e-mail ‘Werkdoelen’.
Wat zijn jouw passies? Waaraan zou je meer aandacht willen besteden? Dit kan zowel in werk als in privé liggen. Deel ze met jezelf via een e-mail getiteld ‘Mijn doelen’. Niet te moeilijk doen, een paar steekwoorden zijn al genoeg.
Wat wil je zelf graag bereiken in je werk het komende halfjaar? Dit kunnen resultaten zijn, maar ook zoiets als meer controle over het werk. Voeg een paar woorden hierover toe aan de e-mail naar jezelf met als titel ‘Mijn doelen’.

Wekelijks onderhoud

Eén keer per week, bij voorkeur een halve dag vooraf aan het einde van je werkweek, is het tijd om na te denken over korte en lange termijn prioriteiten. Begin met het bekijken van jouw werkdoelen en jouw eigen doelen (de twee e-mails die je jezelf hebt gestuurd).
Beperk het wekelijks onderhoud tot maximaal 30 minuten en zet het als een taak in je agenda. Nadenken over je werk kost een klein beetje tijd, maar levert overzicht, concentratie en nog meer tijd op.
Bepaal één keer per week of je dichter bij je werkdoelen en persoonlijke doelen komt. Zo niet, maak dan ten minste 1 taak aan om er in de komende week om dichter bij te komen.
Doorloop één keer per week je e-mail map Deze week. Verwijder alle afgeronde taken. Zijn er taken die niet meer actueel zijn? Verwijder ze of verplaats ze naar later-misschien. Bekijk de map later-misschien en bepaal of er taken naar de komende week verplaatst moeten worden (naar de map ‘Deze week’).
Kijk één keer per week in je agenda naar de komende drie weken en bepaal of je nieuwe taken moet maken om je komende deadlines te halen. Deze komen in je agenda of in de map ‘Deze week’.

Het werk verder beteugelen

Indien je wilt blokken in je agenda hoeveel tijd taken kosten, deel dan taken die meer dan 1 uur op in 2 of meer taken (bijvoorbeeld nieuwsbrief 50% gereed en nieuwsbrief 100% gereed. Maak er dus 2 of meer taken van. Als deel 1 gereed is kun je kijken of je nog op schema ligt, qua ingeschatte tijd voor deel 2. Zo niet, dan heb je de mogelijkheid om de ontvanger te informeren dat het later gaat komen.
Plan ten minste 20% van je werkdag vrij voor onvoorziene gebeurtenissen. Het gaat er lang niet altijd om dat je je deadline niet haalt. Het gaat er om dat de ontvanger van je werk controle houdt over de situatie. Hoe eerdere je communiceert dat iets niet gaat lukken, des te meer controle houdt de ontvanger over de situatie.
Moeite met in slaap vallen door werktaken die door je hoofd spoken? Zorg voor pen en papier en schrijf de taken direct op. De volgende dag zet je deze in je agenda (als er een deadline aan zit) of e-mail je ze naar jezelf. (deze week – later/misschien – niet voor mij).
Efficiënter werken. Door elk uur 3 minuten te wandelen en dus weg te gaan van je bureau verlaag je het stressniveau in het lichaam. Hierdoor kun je beter los komen van je werk en wordt je creatiever.
Als je de controle in je hoofd even kwijt bent, dan kun je die actief herstellen door even 5 tot 10 minuten te gaan wandelen. Pak daarna de Get Things Done tips weer op om jezelf weer op de rit te zetten (agenda, deze week).
Taken die diepe concentratie vragen kunnen het beste in de ochtend gedaan worden. Taken die creativiteit vragen gaan het gemakkelijkst in de middag.
Zit je laag in je energie en heb je moeite een taak te kiezen uit de taken voor Deze week? Probeer dan een taak die meer van je creativiteit vraagt, zoals een korte brainstorm.
Neemt de werkdruk toe, ondanks het toepassen van Getting Things Done en het nemen van (wandel)pauzes? Maak direct een afspraak met een collega om de problemen door te spreken en hulp te vragen.
Neemt de werkdruk toe, ondanks het toepassen van Getting Things Done en het nemen van (wandel)pauzes? Maak een voorstel voor je leidinggevende waarop hij kan antwoorden met ja of nee. Stop in je eigen takenpakket de taken die je energie geven en bedenk oplossing voor de taken die je niet meer kunt doen.
Als een taak jou energie kost, en een collega het energie oplevert, is het dan mogelijk dat die collega die taak gaat doen? Doe eens een voorstel aan je leidinggevende.