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Libro Blanco: Los empleados de oficina son como atletas profesionales

Las organizaciones consiguen resultados del mismo modo que los deportistas profesionales: Pasan años completamente dedicados a mejorar para sobresalir en determinados momentos. Este informe se centra en las formas prácticas en que las organizaciones y sus empleados pueden utilizar los conocimientos extraídos del deporte profesional para mejorar el rendimiento laboral y dejar tiempo a los empleados para alcanzar sus objetivos en la vida privada.

Presión creciente
Los empleados de hoy en día se enfrentan a la presión de tener que hacer cada vez más cosas durante su jornada laboral. Al mismo tiempo, asumen cada vez más responsabilidades que exigen una mayor capacidad creativa y de resolución de problemas. ¿Cómo pueden afrontarse simultáneamente estas dos cuestiones?

En el deporte profesional, la recuperación es esencial para alcanzar el éxito. Con una recuperación suficiente, los atletas mejoran día a día durante largos periodos de tiempo. Es esta continuidad la que les lleva a rendir al máximo. La recuperación es necesaria entre dos tipos de ejercicios en una misma sesión de entrenamiento y entre dos sesiones de entrenamiento en el mismo día. Una recuperación insuficiente provoca interrupciones en el progreso y lesiones.

Disminución y aumento de la capacidad de rendimiento entre los atletas profesionales durante el entrenamiento y la recuperación
Los atletas profesionales se recuperan mediante el descanso físico y mental. El descanso físico, que incluye 9 horas de sueño por noche y una siesta de 90 minutos por la tarde, también es una regla general. Los tiempos de recuperación se incluyen durante cada día de entrenamiento para que estos atletas profesionales puedan centrarse por completo en realizar sus ejercicios al máximo de su fuerza y capacidad. El descanso mental, en forma de tiempo para la familia, los amigos y otros aspectos importantes de la vida, es necesario para procesar los contratiempos y seguir adelante el tiempo suficiente para que las inversiones necesarias a largo plazo merezcan la pena.
Si la recuperación es tan importante para los atletas profesionales, ¿qué significa esto para los empleados de oficina?

¿Qué ocurre con el rendimiento laboral cuando la recuperación es insuficiente?

Se han realizado muchas investigaciones sobre los efectos de una recuperación insuficiente en el rendimiento laboral. Se encontró, por ejemplo, que después de que los jueces habían estado trabajando durante dos horas, ya no concedían la libertad condicional a los presos porque estaban sufriendo de fatiga en la toma de decisiones (Danziger, et al., 2011). Al comienzo del día, el 65% de las decisiones aprobaban la libertad condicional. Al cabo de dos horas, este porcentaje descendió por debajo del 10%. Tras un tiempo de recuperación, la tasa volvió a subir al 65% La reducción del número de decisiones de aprobación de la libertad condicional no podía explicarse por otros factores como la gravedad del delito, el juez, el abogado o la ubicación de la prisión. Fue su falta de energía lo que hizo que los jueces fueran incapaces de tomar decisiones bien meditadas. En su lugar, optaron por la opción más segura: no conceder la libertad condicional.

Esto también puede observarse en el entorno de una fábrica. Se producen dos veces más accidentes durante la última media hora de un turno de dos horas que durante la primera media hora (Tucker & Folkard, 2012).

Este efecto también se aplica a los usuarios de pantallas de visualización. Su atención se desvanece tras 20 minutos de trabajo en la pantalla. Después de una hora, su rendimiento de trabajo se reduce debido a un menor ritmo de trabajo o, si continúan a la misma velocidad, cometen más errores (Boksem y otros, 2005; Lorist y otros, 2000, 2005). Si una recuperación insuficiente conduce a una reducción del rendimiento laboral, ¿puede proporcionar suficientes tiempos de recuperación conducir a una mejora del rendimiento laboral?

Tiempos de recuperación
La inclusión de tiempos de recuperación durante el trabajo en VDU aumenta el ritmo de trabajo y reduce el número de errores (Van den Heuvel, et al., 2002; Hedge, et al., 2001). Si los empleados abandonan su puesto de trabajo y dan un paseo durante estos tiempos de recuperación, su nivel de energía aumenta y se plantean los problemas de forma diferente (Thayer, 2008). El resultado es una mayor creatividad y una mejor capacidad para resolver problemas (Oppezzo & Schwartz, 2014). En términos de lugar de trabajo, esto significa que los usuarios de VDU pueden aumentar considerablemente su rendimiento laboral abandonando su puesto de trabajo durante tres minutos cada hora para pasear.

Descanso mental
El descanso mental es tan importante para los empleados como para los deportistas profesionales. Sin embargo, para conseguir el efecto deseado es necesario proporcionar suficiente tiempo libre cuando el trabajo ya no esté en la mente del empleado. Cuando aumentan las exigencias del trabajo, es importante evitar que los empleados tengan que trabajar más horas. El teletrabajo puede ser una solución, ya que reduce el tiempo de desplazamiento. Por otro lado, las decisiones de seguir trabajando un poco más y de centrarse continuamente en el trabajo son más difíciles de tomar para los empleados. Otra solución es estudiar cómo los empleados pueden ahorrar tiempo introduciendo pequeños cambios.

Ahorro de tiempo
Es posible ahorrar tiempo optimizando las condiciones necesarias para el trabajo en la pantalla. Los empleados utilizan un ordenador de sobremesa, un portátil, una tableta y/o un smartphone para realizar su trabajo de VDU. El número de horas que pasamos al día en esto es cada vez mayor, y esto no incluye el número de horas que utilizamos estos dispositivos para actividades de ocio. Tener una pantalla lo suficientemente grande (al menos 19 pulgadas) es esencial para poder trabajar con rapidez. El ritmo de trabajo es considerablemente más lento en un smartphone, una tableta o un ordenador portátil debido a sus pequeñas pantallas (Raptis, et al., 2013; Findlater & McGrenere 2008);

Además de sus pequeñas pantallas, estos dispositivos tienen algunas desventajas más.

Escribir, por ejemplo, es mucho más lento en ellas que en un teclado estándar. Debido a la falta de retroalimentación táctil, escribir en una tableta es un 26% más lento que en un teclado estándar (Chaparro, et al., 2014).
Otro factor es el color del teclado: El 80% de los empleados escriben más rápido en un teclado de color claro con caracteres oscuros que en un teclado negro estándar con letras blancas (IJmker, 2015).
La mayoría de los empleados no utilizan la sección numérica del teclado. El uso de un teclado compacto reduce la distancia entre el teclado y el ratón, lo que ahorra tiempo.

Unir los objetivos de organizaciones y empleados

Los atletas profesionales aseguran su recuperación física y mental para poder mejorar cada día y así sobresalir en los momentos cruciales . Siguiendo este modelo, los empleados podrían mejorar su rendimiento dando un paseo de 3 minutos cada hora y asegurándose de que realizan su trabajo en una pantalla de libre ajuste de al menos 19 pulgadas de diámetro, con un teclado y un ratón externos. El uso de estas soluciones prácticas permite reducir las horas extraordinarias y, al mismo tiempo, alcanzar los objetivos tanto de las organizaciones como de sus empleados. Si desea saber más sobre cómo se pueden aplicar estas ideas a una situación práctica, lea los siguientes libros blancos.