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Whitepaper: I dipendenti dell'ufficio sono come atleti professionisti!

Le organizzazioni raggiungono i risultati come gli atleti professionisti: Trascorrono anni completamente dedicati al miglioramento per eccellere in determinati momenti. Questo whitepaper si concentra sui modi pratici in cui le organizzazioni e i loro dipendenti possono utilizzare le intuizioni tratte dallo sport professionistico per migliorare le prestazioni lavorative e dare ai dipendenti il tempo di raggiungere gli obiettivi nella loro vita privata.

Pressione crescente
Oggi i dipendenti devono affrontare la pressione di dover fare sempre di più durante la giornata lavorativa. Allo stesso tempo, si assumono più responsabilità che richiedono maggiori capacità creative e di problem solving. Come si possono affrontare contemporaneamente queste due problematiche?

Negli sport professionistici, il recupero è essenziale per raggiungere il successo. Con un recupero sufficiente, gli atleti migliorano quotidianamente per periodi di tempo più lunghi. È questa continuità che porta alle loro prestazioni di punta. Il recupero è necessario tra due tipi di esercizi all'interno di una stessa sessione di allenamento e tra due sessioni di allenamento nello stesso giorno. Un recupero insufficiente porta a interruzioni nei progressi e a infortuni.

Diminuzione e aumento della capacità di prestazione tra gli atleti professionisti durante l'allenamento e il recupero
Gli atleti professionisti recuperano attraverso il riposo fisico e mentale. Anche il riposo fisico, che comprende 9 ore di sonno a notte e un pisolino di 90 minuti nel pomeriggio, è una regola generale. I tempi di recupero sono inclusi in ogni giorno di allenamento, in modo che questi atleti professionisti possano concentrarsi interamente sull'esecuzione dei loro esercizi al meglio delle loro forze e capacità. Il riposo mentale, sotto forma di tempo da dedicare alla famiglia, agli amici e ad altri aspetti importanti della vita, è necessario per elaborare le battute d'arresto e per continuare ad andare avanti abbastanza a lungo da far fruttare i necessari investimenti a lungo termine.
Se il recupero è così importante per gli atleti professionisti, cosa significa per gli impiegati?

Cosa succede alle prestazioni lavorative in caso di recupero insufficiente?

Sono state condotte molte ricerche sugli effetti di un recupero insufficiente sulle prestazioni lavorative. È stato riscontrato, ad esempio, che dopo due ore di lavoro i giudici non concedevano più la libertà vigilata ai detenuti perché soffrivano di stanchezza decisionale (Danziger, et al., 2011). All'inizio della giornata, il 65% delle decisioni approvava la libertà vigilata. Nel giro di due ore, la percentuale è scesa al di sotto del 10%. La riduzione del numero di decisioni di approvazione della libertà condizionale non poteva essere spiegata da altri fattori, come la gravità del reato, il giudice, l'avvocato o la posizione del carcere. È stata la mancanza di energia a rendere i giudici incapaci di prendere decisioni ponderate. Invece, hanno optato per l'opzione più sicura: niente libertà vigilata.

Questo si può osservare anche in un ambiente di fabbrica. Nell'ultima mezz'ora di un turno di due ore si verifica un numero di incidenti due volte superiore a quello della prima mezz'ora (Tucker & Folkard, 2012).
Questo effetto si applica anche agli utenti di VDU. La loro attenzione si affievolisce dopo 20 minuti di lavoro con i VDU. Dopo un'ora, le loro prestazioni si riducono a causa di un ritmo di lavoro inferiore o, se continuano alla stessa velocità, commettono più errori (Boksem, et al., 2005; Lorist, et al., 2000, 2005). Se un recupero insufficiente porta a una riduzione delle prestazioni lavorative, fornire tempi di recupero sufficienti può portare a un miglioramento delle prestazioni lavorative?

Tempi di recupero
L'inclusione di tempi di recupero durante il lavoro con VDU aumenta il ritmo di lavoro e riduce il numero di errori (Van den Heuvel, et al., 2002; Hedge, et al., 2001). Se i dipendenti lasciano il posto di lavoro e fanno una passeggiata durante questi tempi di recupero, il loro livello di energia aumenta e guardano ai problemi in modo diverso (Thayer, 2008). Questo si traduce in una maggiore creatività e in una migliore capacità di risolvere i problemi (Oppezzo & Schwartz, 2014). In termini di posto di lavoro, ciò significa che gli utenti di VDU possono aumentare notevolmente le loro prestazioni lavorative lasciando la loro postazione di lavoro per tre minuti ogni ora per passeggiare.

Riposo mentale
Il riposo mentale è importante per i dipendenti come per gli atleti professionisti. Per ottenere l'effetto giusto, tuttavia, è necessario fornire abbastanza tempo libero quando il lavoro non è più nella mente del dipendente. Quando le richieste di lavoro aumentano, è importante evitare che i dipendenti debbano lavorare più ore. Il telelavoro può rappresentare una soluzione, in quanto riduce i tempi di pendolarismo. D'altra parte, la decisione di continuare a lavorare un po' più a lungo e di concentrarsi costantemente sul lavoro è più difficile da prendere per i dipendenti. Un'altra soluzione consiste nell'esaminare come i dipendenti potrebbero risparmiare tempo apportando piccoli cambiamenti.

Risparmiare tempo
È possibile risparmiare tempo ottimizzando le condizioni necessarie per il lavoro con i VDU. I dipendenti utilizzano un computer desktop, un portatile, un tablet e/o uno smartphone per svolgere il loro lavoro VDU. Il numero di ore che trascorriamo al giorno a questo scopo è in aumento, e questo non include il numero di ore in cui usiamo questi dispositivi per le attività del tempo libero. Avere uno schermo abbastanza grande (almeno 19 pollici) è essenziale per poter lavorare velocemente. Il ritmo di lavoro è considerevolmente più lento su smartphone, tablet o laptop a causa dei loro schermi piccoli (Raptis, et al., 2013; Findlater & McGrenere 2008).

Oltre agli schermi piccoli, questi dispositivi presentano altri svantaggi.

La digitazione, ad esempio, è molto più lenta su di essi che su una tastiera standard. A causa della mancanza di feedback tattile, la digitazione su un tablet è più lenta del 26% rispetto a una tastiera standard (Chaparro, et al., 2014).
Un altro fattore è il colore della tastiera: L'80% dei dipendenti digita più velocemente su una tastiera chiara con caratteri scuri che su una tastiera standard nera con lettere bianche (IJmker, 2015).
La maggior parte dei dipendenti non utilizza la sezione numerica della tastiera. L'uso di una tastiera compatta riduce la distanza di avvicinamento tra la tastiera e il mouse, quindi fa risparmiare tempo.

Se un supporto per notebook eleva lo schermo del portatile e i dipendenti usano un mouse e una tastiera esterni, il tasso di lavoro aumenta (a seconda del compito) dal 17% (Lindblad, et al., 2004) al 115% (Sommerich, et al., 2001).

Unire gli obiettivi delle organizzazioni e dei dipendenti

Gli atleti professionisti assicurano il loro recupero fisico e mentale in modo da poter migliorare ogni giorno e quindi eccellere nei momenti cruciali . Sulla base di questo modello, i dipendenti potrebbero migliorare le loro prestazioni facendo una passeggiata di 3 minuti ogni ora e assicurandosi di lavorare con un videoterminale con uno schermo liberamente regolabile di almeno 19 pollici di diametro e una tastiera e un mouse esterni. L'utilizzo di queste soluzioni pratiche consente di ridurre gli straordinari e, allo stesso tempo, di raggiungere gli obiettivi sia delle organizzazioni che dei loro dipendenti. Se volete saperne di più su come queste intuizioni possono essere applicate a situazioni pratiche, leggete i whitepaper qui sotto.